PROCES CERTYFIKACJI

1. CJ AgroEko jest jednostką, która działa bezstronnie i niezależnie ponadto nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej. Do korzystania z naszych usług mają prawo wszyscy zajmujący się produkcją w systemie produkcji ekologicznej, jak również osoby, które chcą rozpocząć okres konwersji w swoim gospodarstwie rolnym.

Proces certyfikacji odbywa się zgodnie z Programem certyfikacji w Systemie QMP. Program certyfikacji dostępny jest na żądanie klienta jednostki Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. 

Może nastąpić odmowa certyfikacji w przypadku, gdy zakres certyfikacji nie jest zgodny z zakresem kompetencji oraz upoważnień posiadanych przez jednostkę. W takim przypadku wnioskujący informowany jest odrębnym pismem o odmowie certyfikacji wraz z określeniem przyczyn odmowy.

2. Przebieg procesu certyfikacji składa się z następujących etapów:

• sprawdzenie dokumentacji złożonej przez Wnioskodawcę,
• dokonanie kontroli w gospodarstwie rolnym,
• ocena wyników przeprowadzonej kontroli,
• podjęcie decyzji w sprawie,
• nadzóru w okresie ważności certyfikatu.

INFORMACJE WSTĘPNE DLA WNIOSKODAWCY

Osoba zamierzająca złożyć dokumentację może uzyskać wszelkie niezbędne informacje, których udzielają zainteresowanym, pracownicy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. 
Informacje te dotyczą:

• wymagań Systemu QMP,

• procedur stosowanych przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o., w tym zapoznanie ze standardowym Planem Kontroli,

• zasad stosowania certyfikatu oraz znaku i nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.,

• nadzoru nad certyfikatem,

• zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów,

• przyjmowania uwag, skarg, odwołań i reklamacji,

• sposobu kalkulacji oraz dokonywania opłat za kontrolę.

Dotyczy Producentów przystępujących po raz pierwszy 

1. Przesłanie Wniosku o certyfikacje w Systemie QMP na adres korespondencyjny jednostki. Formularz można pobrać ze strony internetowej https://agroeko.com.pl/certyfikowane-obszary/qmp/zgloszenie-qmp

Do wyżej wymienionego Wniosku należy dołączyć: 

1. Plan produkcji QMP – Bydło
2. Formularz samokontroli – QMP Bydło
3. Plan kontroli chorób lub zdrowia bydła
4. Deklaracja przystąpienia do systemu Quality Meat Program (QMP) (dokument obligatoryjny - wymagany oryginał dokumentu)
5. Plan żywienia bydła
6. Lista metod redukcji emisji gazów cieplarnianych
7. Ortofotomapy lub mapy z ewidencji gruntów z oznaczeniem użytkowanych działek
8. Kopie map/planów z zaznaczonymi budynkami inwentarskimi, produkcyjnymi, magazynami i innymi budynkami pomocniczymi znajdującymi się na terenie gospodarstwa
9. Umowa o współpracy pomiędzy CJ AgroEko a Uczestnikiem Systemu
10. Formularz podwykonawstwa - jeśli dotyczy
11. Wykaz obiektów
12. Formularz pełnomocnictwa - jeśli dotyczy
13. Kopia wniosku o dopłaty bezpośrednie ARiMR  - jeśli dotyczy

Po weryfikacji poprawności wypełnienia Wniosku, sprawdzeniu kompletności i dokonaniu oceny ryzyka przez uprawniony personel, Wniosek jest rejestrowany oraz nadawany jest wewnętrzny numer producenta.  

Jeżeli podczas oceny Wniosku zostaną stwierdzone jakiekolwiek niejasności lub braki w załączonej dokumentacji, Wnioskodawca jest o tym informowany (za pośrednictwem poczty e-mail lub telefonicznie). Wnioskodawca jest zobowiązany do usunięcia niezgodności występujących w dokumentacji w sposób wskazany przez Jednostkę.

W przypadku, gdy producenci, decydują się na współpracę z jednostką Centrum Jakości AgroEko, po uprzedniej współpracy z inną jednostką certyfikującą, do w/w dokumentów powinni również dołączyć:

• kserokopię certyfikatu,
• dokument potwierdzający status producenta,
• zalecenia wydane przez poprzednią jednostkę, jeśli takie wystąpiły. 

2. Otrzymanie od jednostki niezbędnych dokumentów wymaganych podczas procesu certyfikacji

3. Po odesłaniu niezbędnej dokumentacji tj. umowy lub/i brakującej dokumentacji oraz opłaceniu I raty za kontrolę pracownik CJ AgroEko/Inspektor upoważniony do wykonania tej kontroli, po zapoznaniu się z dokumentacją przedsiębiorstwa, kontaktuje się telefonicznie z Uczestnikiem Systemu w celu ustalenia terminu kontroli.

Dotyczy producentów, którzy znajdują się pod nadzorem Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.

 - corocznie Przedstawić aktualizację Wniosku o certyfikację w zakresie Systemu QMP do dnia 31 marca,

- uregulować opłatę za proces inspekcji niezwłocznie po otrzymaniu Faktury VAT lub PROForma.

PROCES KONTROLI 

Kontrola przeprowadzana jest w celu potwierdzenia zgodności stosowanych w gospodarstwie metod produkcji z „Wymaganiami dla Systemu QMP część ogólna” oraz „Standardami Systemu QMP”.

Z przeprowadzonej kontroli, inspektor sporządza protokół z treścią którego zapoznaje Wnioskodawcę. Informacje zawarte w dokumencie Wnioskodawca potwierdza podpisem. W przypadku kiedy Wnioskodawca uzna, iż informacje które zawiera   „Protokół z kontroli" odbiegają od stanu faktycznego, może odmówić podpisania tego dokumentu, a  zastrzeżenia do ustaleń z kontroli może zgłosić do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. w terminie 7 dni. Zostaną one niezwłocznie rozpatrzone, a Wnioskodawca poinformowany pisemnie o podjętej decyzji.

W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych istnieje możliwość pobrania próbek w celu wykonania analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zawsze, jeżeli wystąpi takie podejrzenie lub według Planu pobierania próbek do analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Tryb wykonywania działań w zakresie pobierania próbek i wykonywania analiz laboratoryjnych opisany został w procedurach systemowych.

OCENA WYNIKÓW KONTROLI 

1. Ocena wyników kontroli oraz weryfikacja dokumentacji przeprowadzana jest przez uprawniony personel Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. w terminie do 60 dni.

WYDANIE CERTYFIKATU 

1. Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu podejmuje Prezes Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. 

2. Certyfikat wraz z załącznikiem określającym jego zakres wydawany jest na okres 12 miesięcy

3. Certyfikat może być wydany producentowi gdy: podjęto decyzję o spełnieniu wymogów certyfikacyjnych oraz wymogów wyrobu oraz umowa o certyfikację została zawarta/podpisana. Wymagania certyfikacyjne obejmują: terminowe wnoszenie opłat za usługę, dostępność producenta do przeprowadzenia kontroli, terminowość wnoszenia wymaganej dokumentacji, odpowiednie posługiwanie się przez certyfikowanego producenta logo i nazwą jednostki, podejmowanie przez producenta działań nie narażających dobrego imienia jednostki.

4. W przypadku podjęcia decyzji o odmowie wydania certyfikatu, Wnioskodawca otrzymuje zawiadomienie pisemne wraz z informacją o możliwości i trybie odwołania się od decyzji.

5. Wszelkie zmiany, dotyczace danych zawartych w Certyfikacie wykonywane są przez jednostkę na pisemny wniosek Producenta.

6. Wnioskodawca, po uzyskaniu Certyfikatu w zakresie przedmiotowego wniosku, ma prawo do umieszczania logo Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. na etykietach produktów oraz na materiałach reklamowych dotyczących kontrolowanego przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. obszaru. Szczegółowe zasady posługiwania się logo i nazwą Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. zostały określone w „Umowie o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.”, która zostanie podpisana przez strony po odbyciu kontroli zgodności. „Umowa o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.” podpisywana jest przez strony, na wniosek Wnioskodawcy, który ten znak i nazwę zamierza stosować.

NADZÓR NAD CERTYFIKATEM 

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. nadzoruje wydane certyfikaty poprzez dokonywanie corocznej płatnej, pełnej kontroli oraz bezpłatnych kontroli doraźnych.

SANKCJE 

1. W przypadku stwierdzenia przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. braku spełnienia wymagań przez producenta jednostka stosuje wobec niego  sankcje. 

2. Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy producentem, a Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. 

3. Producentowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji o przyznaniu sankcji do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.

ZASADA POUFNOŚCI 

Centrum Jakości Sp. z o. o. zapewnia, iż wszystkie osoby biorące udział w procesie certyfikacji podpisały deklaracje o zachowaniu poufności i bezstronności w związku  z wykonywanymi czynnościami.

SPRAWY SPORNE 

1. Jeżeli podczas realizacji procesu certyfikacji miały miejsce kwestie sporne Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. gwarantuje ich rozpatrzenie i analizę zgodnie z opracowanymi i funkcjonującymi procedurami. 

2. Od decyzji podjętej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. przysługuje odwołanie. Odwołanie, w formie pisemnej, powinno wpłynąć do siedziby jednostki w terminie 30 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania decyzji wydanej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. skierowanej do producenta. 

3. Podjęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie późnej jednak niż w terminie 14 dni od daty rejestracji reklamacji lub odwołania. Termin zakończenia postępowania wynosi 30 dni, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych dopuszcza się wydłużenie terminu postępowania do 60 dni. W przypadku przedłużenia terminu postępowania wyjaśniającego, osoba wnosząca reklamacje lub odwołanie jest o powyższym fakcie powiadamiana pisemnie. 

4. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. powiadamia  o podjętej decyzji wnoszącego odwołanie lub reklamację. 

5. W przypadku ponownego odwołania się producenta od decyzji, wnoszona jest ona w formie pisemnej i adresowana do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., który przekazuje ją wraz z całą dokumentacją sprawy do rozpatrzenia przez Komitet Doraźny. 

6. Komitet Doraźny analizuje przekazaną dokumentację i przedstawia swoje stanowisko Członkowi Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o., który podejmuje decyzję. Decyzja ta jest ostateczna. 

7. Koszty postępowania reklamacyjnego są określane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika. Koszt postępowania reklamacyjnego/odwołania liczony jest każdorazowo i jest uzależniony od poniesionych przez Centrum Jakości AgroEko  Sp. z o. o. nakładów. 

8. W przypadku, gdy w toku postępowania wyjaśniającego, zostanie potwierdzona zasadność wniesionego odwołania, uzasadnione koszty związane z tym postępowaniem ponosi Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.

OPŁATY 

Opłaty za dokonanie czynności wynikających z zawartych umów, są kalkulowane na podstawie obowiązującego w Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. cennika. O wysokości opłaty za dokonane czynności oraz sposobie ich naliczania Wnioskodawca jest informowany przed podpisaniem umowy. 

Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. kładzie szczególny nacisk, by ceny świadczonych usług były adekwatne do zakresu złożonego zlecenia. 

Program certyfikacji