Certyfikacja ekologiczna w gospodarstwach rolnychCertyfikacja gospodarstw rolnych prowadzących produkcję w oparciu o metody ekologiczne lub gospodarstw rolnych przestawiających produkcję na metody ekologiczne prowadzona jest zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 (Dz.U. L 150 z 14.06.2018, z późn. zm.) oraz aktami delegowanymi, wykonawczymi oraz uzupełniającymi.
PROCES CERTYFIKACJI
1. CJ AgroEko jest jednostką, która działa bezstronnie i niezależnie ponadto nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej. Do korzystania z naszych usług mają prawo wszyscy zajmujący się produkcją w systemie produkcji ekologicznej, jak również osoby, które chcą rozpocząć okres konwersji w swoim gospodarstwie rolnym.
Proces certyfikacji odbywa się zgodnie z Programem certyfikacji w rolnictwie ekologicznym. Program certyfikacji dostępny jest na żądanie klienta jednostki Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.
Może nastąpić odmowa certyfikacji w przypadku, gdy zakres certyfikacji nie jest zgodny z zakresem kompetencji oraz upoważnień posiadanych przez jednostkę. W takim przypadku wnioskujący informowany jest odrębnym pismem o odmowie certyfikacji wraz z określeniem przyczyn odmowy.
2. Przebieg procesu certyfikacji składa się z następujących etapów:
- sprawdzenie dokumentacji złożonej przez Wnioskodawcę,
- dokonanie kontroli w gospodarstwie rolnym,
- ocena wyników przeprowadzonej kontroli,
- podjęcie decyzji w sprawie,
- nadzóru w okresie ważności certyfikatu.
INFORMACJE WSTĘPNE DLA WNIOSKODAWCY
Osoba zamierzająca złożyć dokumentację może uzyskać wszelkie niezbędne informacje, których udzielają zainteresowanym, pracownicy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.
Informacje te dotyczą:
- przepisów krajowych;
- przepisów UE;
- procedur stosowanych przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., w tym zapoznanie ze standardowym Planem Kontroli;
- zasad stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.;
- nadzoru nad certyfikatem;
- zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów;
- odwołań i reklamacji;
- sposobu kalkulacji oraz dokonywania opłat za kontrolę.
Dotyczy Producentów przystępujących po raz pierwszy
1. Przesłanie Zgłoszenia działalnosci w zakresie rolnictwa ekologicznego na adres korespondencyjny jednostki. Formularz można pobrać ze strony internetowej jednostki - https://www.agroeko.com.pl/certyfikowane-obszary/rolnictwo-ekologiczne/zgloszenie
2. Otrzymanie od jednostki Wniosku wraz z innymi dokumentami do wypełnienia. Złożenie wniosku przez wnioskodawcę następuje osobiście lub listownie na adres:
Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., 01-171 Warszawa, ul. Młynarska 42
Właściciel gospodarstwa starający się o certyfikację zobowiązany jest do złożenia wniosku o dokonanie certyfikacji. Wniosek składa się z części ogólnej oraz umowy pomiędzy Centrum Jakości AgroEko a Wnioskodawcą .
Do wyżej wymienionego Wniosku należy dołączyć:
- opis gospodarstwa, obszarów ryzyka i sposobu zarządzania ryzykiem (dokument obligatoryjny),
- deklaracje do opisu jednostki produkcyjnej (dokument obligatoryjny),
- egzemplarz podpisanej umowy zawartej pomiędzy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. a producentem (dokument obligatoryjny),
- kopię map ewidencyjnych działek lub ortofotomapę z naniesionymi granicami działek oraz z symbolami działek rolnych (dokument fakultatywny),
- kopię Wniosku o przyznanie płatności rolnośrodowiskowej - w przypadku realizacji programu rolnośrodowiskowego (dokument fakultatywny),
- pełnomocnictwo w przypadku gdy osoba składająca wniosek nie jest właścicielem lub dzierżawcą przedsiębiorstwa (dokument obligatoryjny w przypadku pełnomocników).
Opatrzony podpisem Wniosek wraz z wymienionymi dokumentami musi być odesłany do CJ AgroEko w przeciągu 3 tygodni licząc od daty otrzymania jego formularza. Wniosek może być przesłany drogą elektroniczną. Jednostka wymaga, aby umowa o współpracy przesłana była do jednostki w oryginale z podpisem odręcznym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W przypadku, gdy producenci, decydują się na współpracę z jednostką Centrum Jakości AgroEko, po uprzedniej współpracy z inną jednostką certyfikującą, do w/w dokumentów powinni również dołączyć:
- kserokopię certyfikatu,
- dokument potwierdzający status producenta,
- zalecenia wydane przez poprzednią jednostkę, jeśli takie wystąpiły.
3. Złożony wniosek podlega ocenie formalnej, przeprowadzanej przez pracownika Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. Poprawnie wypełniony i kompletny wniosek zostaje zarejestrowany z datą wpływu.
4. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów w złożonym wniosku, Wnioskodawca zostaje o nich pisemnie poinformowany. Wnioskodawca jest zobowiązany do usunięcia niezgodności występujących w dokumentacji.
5. Po dokonaniu rejestracji następuje etap kontroli gospodarstwa.
Dotyczy producentów, którzy znajdują się pod nadzorem Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.
Osoby, które prowadzą produkcję metodami ekologicznymi, posiadają certyfikat i są zdecydowane na dalszą działalność w zakresie objętym certyfikacją zobowiązane są:
- przedstawić Roczny Plan Produkcji do końca kwietnia każdego roku,
- wnieść I część opłaty za pełniony nadzór w tym proces kontroli - do końca lutego każdego roku.
Osoba prowadząca działalność w rolnictwie ekologicznym i pozostająca pod nadzorem Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. jest zobowiązana zgłaszać wszystkie zmiany dotyczące opisu jednostki do Dyrektora ds. Certyfikacji. Zmiany te powinny być zgłaszane w formie pisemnej w terminie nieprzekraczającym 2 tygodni od chwili wystąpienia zmian.
PROCES KONTROLI
1.Kontrola przeprowadzana jest w celu potwierdzenia zgodności stosowanych w gospodarstwie metod produkcji z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 (Dz.U. L 150 z 14.06.2018, z późn. zm.) oraz aktami delegowanymi, wykonawczymi oraz uzupełniającymi. Prowadzona jest zgodnie z Planem Kontroli.
2. Z przeprowadzonej kontroli, inspektor sporządza protokół z treścią którego zapoznaje Wnioskodawcę. Informacje zawarte w dokumencie Wnioskodawca potwierdza podpisem. W przypadku kiedy Wnioskodawca uzna, iż informacje które zawiera „Protokół z kontroli" odbiegają od stanu faktycznego, może odmówić podpisania tego dokumentu, a zastrzeżenia do ustaleń z kontroli może zgłosić do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. w terminie 7 dni. Zostaną one niezwłocznie rozpatrzone, a Wnioskodawca poinformowany pisemnie o podjętej decyzji.
3. W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych istnieje możliwość pobrania próbek w celu wykonania analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zawsze, jeżeli wystąpi takie podejrzenie lub według Planu pobierania próbek do analiz laboratoryjnych. Próbki pobierane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Tryb wykonywania działań w zakresie pobierania próbek i wykonywania analiz laboratoryjnych opisany został w procedurach systemowych.
OCENA WYNIKÓW KONTROLI
1. Ocena wyników kontroli oraz weryfikacja dokumentacji przeprowadzana jest przez uprawniony personel Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. w terminie do 60 dni.
WYDANIE CERTYFIKATU
1. Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu podejmuje Prezes Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.
2. Certyfikat wraz z załącznikiem określającym jego zakres wydawany jest na okres nie dłuższy niż 18 miesięcy, a termin ważności certyfikatu nie rozpoczyna się z datą wcześniejszą niż data wydania certyfikatu
3. Certyfikat może być wydany producentowi gdy: podjęto decyzję o spełnieniu wymogów certyfikacyjnych oraz wymogów wyrobu oraz umowa o certyfikację została zawarta/podpisana. Wymagania certyfikacyjne obejmują: terminowe wnoszenie opłat za usługę, dostępność producenta do przeprowadzenia kontroli, terminowość wnoszenia wymaganej dokumentacji, odpowiednie posługiwanie się przez certyfikowanego producenta logo i nazwą jednostki, podejmowanie przez producenta działań nie narażających dobrego imienia jednostki.
4. W przypadku podjęcia decyzji o odmowie wydania certyfikatu, Wnioskodawca otrzymuje zawiadomienie pisemne wraz z informacją o możliwości i trybie odwołania się od decyzji.
5. Wszelkie zmiany, dotyczace danych zawartych w Certyfikacie wykonywane są przez jednostkę na pisemny wniosek Producenta.
6. Wnioskodawca, po uzyskaniu Certyfikatu w zakresie przedmiotowego wniosku, ma prawo do umieszczania logo Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. na etykietach produktów oraz na materiałach reklamowych dotyczących kontrolowanego przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. obszaru. Szczegółowe zasady posługiwania się logo i nazwą Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. zostały określone w „Umowie o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.”, która zostanie podpisana przez strony po odbyciu kontroli zgodności. „Umowa o warunkach stosowania certyfikatu i znaku oraz nazwy Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o.” podpisywana jest przez strony, na wniosek Wnioskodawcy, który ten znak i nazwę zamierza stosować.
NADZÓR NAD CERTYFIKATEM
Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. nadzoruje wydane certyfikaty poprzez dokonywanie corocznej płatnej, pełnej kontroli oraz bezpłatnych kontroli doraźnych.
SANKCJE
1. W przypadku stwierdzenia przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. braku spełnienia wymagań przez producenta jednostka stosuje wobec niego sankcje.
2. Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy producentem, a Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.
3. Producentowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji o przyznaniu sankcji do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.
ZASADA POUFNOŚCI
Centrum Jakości Sp. z o. o. zapewnia, iż wszystkie osoby biorące udział w procesie certyfikacji podpisały deklaracje o zachowaniu poufności i bezstronności w związku z wykonywanymi czynnościami.
SPRAWY SPORNE
1. Jeżeli podczas realizacji procesu certyfikacji miały miejsce kwestie sporne Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. gwarantuje ich rozpatrzenie i analizę zgodnie z opracowanymi i funkcjonującymi procedurami.
2. Od decyzji podjętej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. przysługuje odwołanie. Odwołanie, w formie pisemnej, powinno wpłynąć do siedziby jednostki w terminie 30 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania decyzji wydanej przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. skierowanej do producenta.
3. Podjęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie późnej jednak niż w terminie 14 dni od daty rejestracji reklamacji lub odwołania. Termin zakończenia postępowania wynosi 30 dni, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych dopuszcza się wydłużenie terminu postępowania do 60 dni. W przypadku przedłużenia terminu postępowania wyjaśniającego, osoba wnosząca reklamacje lub odwołanie jest o powyższym fakcie powiadamiana pisemnie.
4. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o. powiadamia o podjętej decyzji wnoszącego odwołanie lub reklamację.
5. W przypadku ponownego odwołania się producenta od decyzji, wnoszona jest ona w formie pisemnej i adresowana do Prezesa Centrum Jakości AgroEko Sp. z o.o., który przekazuje ją wraz z całą dokumentacją sprawy do rozpatrzenia przez Komitet Doraźny.
6. Komitet Doraźny analizuje przekazaną dokumentację i przedstawia swoje stanowisko Członkowi Zarządu Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o., który podejmuje decyzję. Decyzja ta jest ostateczna.
7. Koszty postępowania reklamacyjnego są określane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika. Koszt postępowania reklamacyjnego/odwołania liczony jest każdorazowo i jest uzależniony od poniesionych przez Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. nakładów.
8. W przypadku, gdy w toku postępowania wyjaśniającego, zostanie potwierdzona zasadność wniesionego odwołania, uzasadnione koszty związane z tym postępowaniem ponosi Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o.
OPŁATY
Opłaty za dokonanie czynności wynikających z zawartych umów, są kalkulowane na podstawie obowiązującego w Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. cennika. O wysokości opłaty za dokonane czynności oraz sposobie ich naliczania Wnioskodawca jest informowany przed podpisaniem umowy.
Centrum Jakości AgroEko Sp. z o. o. kładzie szczególny nacisk, by ceny świadczonych usług były adekwatne do zakresu złożonego zlecenia.